最近よく聞く「フリーアドレス」に事務所を変えたいけど、どこからどう手をつければいいのやら･･･
福祉用具レンタル会社でも、オフィスの移転や改装に合わせて、フリーアドレス化するところが出てきています。
より自由度が高くて、気持ちのいい職場環境は社員の生産性にも影響してくるように思いますよね。
今回のコラムでは、オフィスの職場環境をどう考えていくかについて取り上げてみたいと思います。
ポイント１：なぜ社員の働く環境が大事なのか･･･？
同業他社の会社見学に行かれたことのある方なら、他社の事務所を見て愕然とされた経験があるかもしれません。
社員さんが広々とスペースを使い、その周りにはモノが極めて少なく、スッキリと気持ちのいい空間が広がっている。
聞くと「フリーアドレス」にしているそうで、外出から帰社した営業スタッフはその日の気分で好きな場所を使っていいことになっているとか。
一方で、自社の事務所を思い起こすと、それぞれのデスクは書類やモノがうず高く積まれ、広々としたスペースとはかけ離れている。
なかにはデスクを自分の趣味のスペースのように、フィギュアを何体も置いてますますデスクが狭くなっているスタッフもいる･･･
会社が成長していくと社員の数も増え、それだけスペースが圧迫されることとなりますよね。
日中は外出していることが多い営業スタッフのデスクを固定せず、フリーに使えるようにすると限られたスペースを効率よく使うことができます。
また、働き方改革以降、リモートワークやフレックス制といった柔軟なワークスタイルが取り入れられるようになり、福祉用具業界といえども新しいスタイルを取り入れていく余地は十分にあると思います。
さらに人材不足、採用難といわれて久しいなか、旧態依然としたザ・事務所の会社なのか、洗練されたオシャレなオフィスなのか。
どちらが求職者に「こんなところで働きたい！」と感じさせることができるか、容易に想像できると思います。
かくいう、私自身が働く船井総研という会社も、オフィスの変遷という意味では昔と今はぜんぜん違っています･･･
ポイント２：船井総研のオフィス環境の変遷と歴史
船井総研のオフィスはいまではフリーアドレス化していて、出社したらオフィスの好きな場所で仕事をするというスタイルになっています。
私が入社した2005年当時は、それぞれに固定のデスクが与えられ、チームごとに島になっていて、自分のデスクで仕事をしていました。
デスクにはキャビネットが備えられていて、そこに顧客ごとのファイルを保管しておくというスタイルでした。
あるお客様に複数人が関わる仕事でも、それぞれがそのお客様のファイルをつくっていて、それぞれで情報管理をするというのが当たり前の時代でした。
あるとき、当時の社長の高嶋さんが「ペーパレス化するよ！」と言い出しました。
余談ですが、当時はコピー機の会社さんから「日本で１、２を争うくらい紙を使う量が多い会社」と評されていて、社員もそれを誇らしげに語っているという逸話もあります。
そんな船井総研が「ペーパレス化するよ！」と言われても、正直なところ「え、何それ？」くらいにしか受け取れませんでした。
そこから時は流れ、現在。
ほぼすべての書類はデータとして保管されています。
重たい顧客ファイルをカバンにパンパンに詰め込んでいたのがウソのようです。
データはＰＣに入れると重たくなるので、クラウド上のデータストレージにアップして、関わるメンバーで共有管理しています。
いつでも、誰でも、データを見にいくことができる状態になっています。
「ペーパレス化するよ！」という動きがなければ、直行直帰も、リモートワークも、フリーアドレスもなかったことだと思います。
ポイント３：気持ちのいいオフィス環境への変革に必要なこと
船井総研の一例をはじめ、福祉用具レンタル会社でもフリーアドレスに代表されるような気持のいいオフィス環境への第一歩は「ペーパレス化」だと思います。
スッキリとしたオシャレなオフィスに変えていった会社さんに話を聞くと、まず書類のデータ化から手をつけたと一様におっしゃいます。
まだまだ紙の書類が多い介護業界ですが、紙をデータ化して物理的な書類をなくしていくことはまったく不可能ではありません。
ぜひオフィス環境を変え、生産性の高い会社を目指していくのであれば、まっさきに「ペーパレス化」に着手されることをオススメいたします。
つい先日、コラムでこんな記事を書きました。
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たまたまＡＩ書類管理のクロジカさんにこの記事を見つけていただき、いろいろお話をしているうちに、共同で対談セミナーを行うことになりました。
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