AIの導入を考えたとき、多くの会社が最初にすることは、AIツールを探すことです。展示会に行き、営業の話を聞き、良さそうなツールを導入する。
しかし、この順番で進めた会社の多くが、途中でつまずいています。ツールが悪いのではなく、選び方の順番に問題があるのです。
本コラムでは、AI導入でよくある失敗のパターンと、それを防ぐ「領域」から選ぶ方法を解説します。
ツールから先に入れた会社がつまずく3つのパターン
パターン1：一部の社員しか使わない
見積用のAIなど、特定の業務のためのツールを入れると、その業務を担当する社員しか使いません。会社全体にAIの活用が広がらず、使う社員と使わない社員の間に温度差が生まれます。
さらに、「あのツールは使いにくい」「前のやり方の方がよかった」という声が社内に広がり、AIそのものに反対する社員が出てくることもあります。
パターン2：より良いツールが出たときに乗り換えられない
AIのツールは、日々新しくなっています。大きな費用と時間をかけてツールを導入すると、より良いツールが出たときに乗り換えにくくなります。
「せっかく導入したのだから」と使い続けるうちに、他社はより便利なツールで先に進んでいる。結果として、ツールに振り回される状態になってしまいます。
パターン3：ツール同士がつながらない
全体の設計がないまま、部署ごとに課題が出るたびにツールを入れていくと、ツール同士がつながりません。営業のツールに入れた情報を、工事のツールに入れ直す。見積のツールのデータを、経理のツールに手で写す。こうして、かえって手間が増えてしまいます。
部署ごとにツールとコンサルが増えていく問題
最近、建設会社の経営者の方から、こんな声を聞くようになりました。
- 「部署ごとに、いろいろなAIのコンサルから電話が来る」
- 「各部署がそれぞれAIツールを調べていて、一気に導入すると統制が取れない」
- 「1社に会社全体を見てほしい」
部署ごとにバラバラに進めると、次のようなことが起きます。
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状況 |
起きること |
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部署ごとに別のツール・別のコンサル |
ツールもルールもバラバラで、部署の間で連携できない |
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使う部署と使わない部署 |
部署ごとの温度差が広がる |
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窓口が増える |
比べる、判断する、管理する負担が経営者や担当者に集中する |
これを防ぐには、会社全体のAXの窓口を一つにまとめ、全部署を同じ順番で進めることが大切です。ツールは全社で一度に判断し、重複した投資を防ぎます。
「ツールの選定」ではなく「領域の選定」
失敗を防ぐ考え方は、シンプルです。
大切なのは「どのAIツールを選ぶか」ではなく、「どの仕事をAIに任せるか（領域）を選ぶか」です。
先に、会社の業務を棚卸しし、人にしかできない領域と、AIに任せる領域を分けます。そのうえで、AIに任せる領域ごとに、今の時点で最適なツールを選びます。
この順番なら、新しいツールが出ても、同じ領域の中でツールを差し替えるだけで済みます。ツールに振り回されず、会社の仕事に合わせてツールを使い分けられます。
領域から選ぶ進め方
- 業務を棚卸しする：部署ごと、工程ごとに仕事を書き出し、それぞれにかかっている時間と課題を整理する
- 人の領域とAIの領域を分ける：判断、対話、責任が必要な仕事は人、下書き・整理・照合などはAI、と分ける
- 優先順位を付ける：時間が多くかかっていて、AIで効果が出やすい仕事から順番を決める
- ツールを選ぶ：領域ごとに、今の時点で最適なツールを選ぶ。既に導入しているツールを活かせるかも確認する
- 定期的に見直す：半年ごとに、ツールの評価と差し替えを検討する
この進め方の全体を計画にまとめたものが、AXロードマップです。
既にツールを入れてしまった場合
既に部署ごとにツールを入れてしまっている場合も、遅くはありません。
- 今使っているツールと、それぞれの利用者・費用・効果を一覧にする
- 業務の棚卸しをして、ツールがどの領域をカバーしているかを確認する
- 重複しているツール、使われていないツールを整理する
- 会社として使うツールと、ルールを決め直す
整理するだけで、費用が減り、使い方がそろい、効果が見えやすくなります。
AI導入の進め方を見直すチェックリスト
□ 今使っているAIツールと、利用者・費用・効果を一覧にしたか
□ 部署ごとに別々のツール・コンサルが入っていないかを確認したか
□ 会社全体のAXの窓口（担当者）を一つに決めたか
□ 業務の棚卸しをして、人の領域とAIの領域を分けたか
□ 領域ごとに、今の時点で最適なツールを選び直したか
□ 重複しているツールや、使われていないツールを整理したか
□ ツール同士でデータがつながるか（転記が発生しないか）を確認したか
□ 新しいツールを入れるときの判断の基準と手順を決めたか
□ 半年ごとにツールを見直す日を決めたか
□ ツールの見直しを、AXロードマップの見直しと合わせて行う仕組みにしたか
よくあるご質問
Q. 特定の業務向けのAIツールは、入れない方がよいのですか？
A. そうではありません。業務の棚卸しをして、その業務が会社にとって優先度が高く、専用のツールが最適だと分かれば、導入する価値があります。順番として、領域を決めてからツールを選ぶことが大切です。
Q. 汎用の生成AIだけで十分ですか？
A. 文章の作成、要約、議事録など、多くの仕事は汎用の生成AIで対応できます。一方で、積算や図面の処理など、専用のソフトの方が向いている仕事もあります。領域ごとに使い分けましょう。
Q. AIのコンサルや販売会社からの営業には、どう対応すればよいですか？
A. 会社としてのAXの方針と窓口を先に決めておくと、判断がしやすくなります。「当社は全社の計画に沿って選んでいる」と伝え、計画の中で必要になったときに比較する形にすると、部署ごとの判断のばらつきを防げます。
Q. ツールを選ぶ前に、最低限やっておくべきことは？
A. 業務の棚卸しです。部署ごとに、どの仕事にどれだけ時間がかかっているかを書き出すだけでも、AIに任せるべき領域が見えてきます。棚卸しの結果があれば、ツールの販売会社の提案を聞くときも、自社に合うかどうかを判断しやすくなります。
Q. 全社でツールを統一すると、部署ごとの使いやすさが下がりませんか？
A. すべてを1つのツールに統一する必要はありません。共通で使うツールを決めたうえで、部署に特有の仕事には専用のツールを認める、という形が現実的です。大切なのは、会社として把握し、情報のルールをそろえることです。
まとめ
AIツールから先に入れると、一部の社員しか使わない、乗り換えられない、ツール同士がつながらない、という3つの失敗が起きやすくなります。部署ごとにツールとコンサルが増える問題も、同じ根から生まれます。大切なのは、ツールではなく「AIに任せる領域」から選ぶこと。全社の窓口を一つにまとめ、業務の棚卸しから始めましょう。
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